Je nach Unternehmensgröße sind unterschiedliche Softwarelösungen relevant. Durch die neue DSGVO gibt es einiges bei der Auswahl der richtigen Software zu beachten.
Die Wahl der richtigen Software für HR-Agenden fällt vielen Unternehmen nicht leicht. Sehr viele Faktoren sind dabei zu berücksichtigen. Besonders interessant derzeit ist es auch im Hinblick auf die neue DSGVO. TRAiNiNG hat dazu zwei Experten interviewt. Den Chief Culture Officer Thomas Olbrich von karriere.at und Stephen Williams von SD Worx.
Welche Funktionen einer modernen Software sind für Unternehmen die wichtigsten?
Thomas Olbrich: Das hängt ganz von der Größe und den Anforderungen des Unternehmens ab. Nicht wenige, vor allem kleinere Unternehmen organisieren ihre Bewerberverwaltung heute nach wie vor über Excel-Listen und E-Mail und sind damit völlig zufrieden. Für größere Arbeitgeber mit hohem Recruitingbedarf kann eine professionelle Recruitingsoftware aber definitiv Einfluss auf den Einstellungserfolg haben.
Können Sie Tipps zur Auswahl der richtigen Software geben?
Thomas Olbrich: Wenn ein Unternehmen vorhat, sein Recruiting als Arbeitgeber mittels Software zu unterstützen, ist es ratsam, den eigenen Prozess zu analysieren und Schwachpunkte zu identifizieren. Letztlich geht es auch beim Recruiting um Servicequalität: Was macht den Prozess langsamer als notwendig? Warten Kandidaten unnötig auf Antwort? Was hat möglicherweise einen negativen Einfluss auf die Wahrnehmung unter Kandidaten als attraktiver Arbeitgeber?
Welche Gedanken sollten sich Unternehmen vor der Implementierung einer neuen Softwarelösung machen?
Thomas Olbrich: Dass die Candidate Journey für einen Bewerber schon vor dem Abschicken der Bewerbung beginnt. Wenn beispielsweise Online-Formulare nicht oder nur schwer per Smartphone auszufüllen sind, oder wenn der gesamte Bewerbungsprozess über Online-Registrierung viel zu umständlich ist, verliert man möglicherweise schon die ersten Kandidaten. Dasselbe gilt für den gesamten Recrutingprozess bis zum letzten Bewerberkontakt. Es ist definitiv hilfreich, den eigenen Bewerbungsprozess auch einmal aus Sicht von Kandidaten zu betrachten. Ganz wichtig: Welche Erfahrungen machen abgelehnte Bewerber? Müssen sie extrem lange auf Absagen warten? Erhalten sie dann Standard-Textbausteine? Man darf nie vergessen, dass die Anzahl der abgelehnten Bewerber immer größer ist, als jene der aufgenommenen – folglich sind diese auch eine Gruppe, die eine Arbeitgebermarke beeinflussen kann. Vor der Wahl einer entsprechenden Softwarelösung sollten also die Bedürfnisse der Kandidaten ebenso betrachtet werden wie jene der Recruiter.
Was ist im Zusammenhang mit einer Personalsoftware beim Thema DSGVO neu zu beachten?
Stephen Williams: Bei der Einführung einer neuen oder Prüfung der bestehenden Personalsoftware empfehlen wir unter anderem auf folgende Punkte zu achten:
- Recht auf Auskunft: Können sämtliche über einen Mitarbeiter gespeicherte Daten in einem gut leserlichen Format mit »einem Knopfdruck« exportiert werden?
- Berechtigungen/Passwörter: Entsprechen die Einstellungsmöglichkeiten und Nutzung den neuen Anforderungen?
- Änderungsprotokolle: Werden jegliche Änderungen protokolliert inklusive Angabe von wer/was/wann?
- Betrieb im Rechenzentrum: Entsprechen die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz vor Katastrophen und Hacker-Angriffen?
- Löschen von Daten: Welche Möglichkeiten bietet das System beim Löschen der Daten und gibt es eine Dokumentation darüber?
- In Zusammenarbeit mit einem Dienstleister: Wurde eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen?
Grundsätzlich gilt, unabhängig von den Möglichkeiten, die Softwarelösungen bieten, zu prüfen, auf welcher Grundlage die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt. Denn die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
- Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
- die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person erfolgen;
- die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt.
Können Sie unseren Lesern noch ein paar Tipps geben, was im Rahmen der EU-DSGVO besonders zu beachten ist?
Stephen Williams: Für eine gute Vorbereitung auf die EU-DSGVO haben wir eine Checkliste zusammengestellt.
- Verständnis und Bewusstsein: Arbeitgeber müssen die Rechte ihrer Mitarbeiter anhand der EU-DSGVO im Einzelnen prüfen und ein eingehendes Verständnis dafür bekommen, wie sie die Einhaltung sicherstellen können, wenn die Verordnung in Kraft tritt. So geht es: Erwerben Sie unbedingt gute Kenntnisse über Rechte der Betroffenen. Erstellen Sie in einer für Ihre Arbeitnehmer verständlichen Sprache eine Intranetseite darüber, wie Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Arbeitnehmer verwalten. Richten Sie ein Verfahren zum Umgang mit (potenziellen) Anträgen von Arbeitnehmern ein, welches sich mit folgenden Fragen beschäftigt: Wo kann ein Antrag gestellt werden? Wie wird die Identität des Antragstellers überprüft? Wer ist in der Personalabteilung für die Nachverfolgung und Bearbeitung des Antrags zuständig? Wo und wie wird der Antrag aufgenommen und weiterverfolgt (Nachweis!)?
- Bekommen Sie Ihre Daten in den Griff: Die EU-DSGVO verlangt, dass Sie »ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten« führen, wobei es sich im Grunde um ein Verzeichnis aller personenbezogenen Daten handelt, die Sie verarbeiten.
- Entwickeln Sie eine Datenspeicherungsstrategie: Personenbezogene Daten länger als erforderlich zu speichern, wird mit der EU-DSGVO zu einer echten Belastung, und Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie diese Belastung jetzt loswerden. Die geltenden Datenschutzbestimmungen schreiben bereits jetzt vor, dass personenbezogene Daten nur für den Zeitraum gespeichert werden dürfen, der für die Verarbeitung erforderlich ist. Eine Datenspeicherungsstrategie für die Personaldaten umzusetzen, ist keineswegs einfach und wird eine Ihrer größeren Herausforderungen sein.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftspartner im Bereich Personalwesen und der Lohn- und Gehaltsverrechnung die Anforderungen befolgen: Die EU-DSGVO macht Sie als Verantwortlichen haftbar, wenn Sie keine ausreichenden Garantien dafür haben, dass Dritte, mit denen Sie zusammenarbeiten, die Rechtsvorschriften befolgen.
- Implementieren Sie Datenschutz und Sicherheit in den Lebenszyklus Ihres Projektmanagements im Personalwesen: Überprüfen Sie den Lebenszyklus Ihres Projektmanagements, und beziehen Sie die folgenden Schritte ein: Legen Sie im Rahmen jedes Projekts im Bereich Personalwesen die Sicherheits- und Datenschutzanforderungen fest und dokumentieren Sie diese. Testen Sie die Anforderungen vor der Umsetzung. Überprüfen Sie die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen in ihrer Personalabteilung aus der Perspektive der betroffenen Personen. Übernehmen Sie in Ihrer Personalabteilung die Führung, indem Sie die Bedeutung der folgenden Sicherheitsstrategien aufzeigen und hervorheben.
