Früher waren die Aufgabenfelder des Lohnbuchhalters, neudeutsch Payroll Specialist, und des HR Managers strikt getrennt. Und an der Rollenverteilung hat sich bis heute nichts geändert. Schließlich sind die Aufgabenfelder so anspruchsvoll und vielfältig, dass diese nicht ohne weiteres von derselben Person ausgefüllt werden können. Im Zuge der digitalen Transformation nähern sich beide Welten aneinander an. Entscheidend ist aber die Wahl der richtigen Software-Lösung.
Während der Payroll Manager je nach Größe des Unternehmens die Verantwortung über die Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung, die Einhaltung tariflicher Bestimmungen und Fristen bei den Steuerzahlungen und Sozialabgaben, sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben wie etwa die Pflege der Personalstammdaten oder das Führen der Personalakten trägt, liegt die Hauptbeschäftigung des HRlers vielmehr in den traditionellen Disziplinen des Personalwesens: Recruiting, Talententwicklung und Personalmanagement.
Die Tücken der Regeln und Vorschriften
Es gibt zahlreiche und mannigfaltige Vorschriften und Regeln, die eingehalten werden müssen. Vielen ist das nicht klar, selbst aus dem HR-Bereich. Die Vorgaben aus der Sozialversicherung, Lohnsteuer und Arbeitsrecht mit vielen Verordnungen sowie eine umfangreiche Rechtsprechung sind zu berücksichtigen.
Besonders gefordert ist die Lohnbuchhaltung bei Unternehmen mit komplexen Strukturen, bestehend aus Benefits, Spesen oder Mitarbeiterbeteiligungen, beim internationalen Austausch und Einsatz von Mitarbeitenden sowie bei flexiblen Beschäftigungsverhältnissen. Deswegen überlassen viele Unternehmen die Abrechnung da lieber gleich dem Steuerberater. Genau hier aber liegt die Achillesferse: der Informationsfluss für die korrekte Umsetzung in der Lohn- und Finanzbuchhaltung entscheidet über Wohl und Wehe der Abrechnung.
Beste Partner für Payroll
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist und bleibt keine einfache Aufgabe, sodass sich eine traditionelle HR-Lösung nicht als des Rätsels Lösung anbietet. Vielmehr haben sich Schnittstellen (APIs) als die Zauberworte der vergangenen Jahre herauskristallisiert, um die Zusammenführung einer HR- und Gehaltsabrechnungs-Software zu ermöglichen.
Ein guter Anbieter stellt diese Option nicht nur in Aussicht, sondern bietet maßgeschneiderte Lösungen an, um eine Payroll Software problemlos und datenschutzkonform (DSGVO) an das HR-System anzubinden.
Gut vorbereitet ist halb gewonnen – mit der richtigen Software
Eine weitere wichtige Verbindungsstelle in der Zusammenarbeit zwischen Payroll und HR bietet die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Mit der richtigen Software können alle abrechnungsrelevanten Personal- und Gehaltsdaten wie Steuerklasse, Monatsgehalt, Stundenlohn oder Boni einfach an externe Dienstleister übermittelt werden – via Excel-Export oder per API am Stichtag direkt in das Lohnabrechnungssystem bzw. ganz einfach vollautomatisch im Rahmen eines Workflows.
Um eine reibungslose Integration einer Payroll Software in ein HR-System zu garantieren, kommt es aber auf die eigenen Bedürfnisse und die richtige Wahl des Anbieters an. So und nur so können die beiden Welten sich weiter annähern.
Datenaustausch mit DATEV-Lohnprogrammen
DATEV wird als führender Anbieter in der Lohnabrechnung von den meisten Steuerberatern eingesetzt. Daher ist rexx systems mit DATEV eine Partnerschaft eingegangen um Payroll und HR zusammenzubringen.
Über die Schnittstelle DATEV Cloud-Service spielt die HR Software von rexx systems alle abrechnungsrelevanten Lohndaten zum Stichtag in das DATEV Rechenzentrum – geschützt vor fremdem Zugriff und streng nach DSGVO.
Die Vorteile sind aber nicht nur auf Unternehmensseite sichtbar, auch Steuerberater und das DATEV Rechenzentrum profitieren. Alle Vorteile auf einen Blick:
- Effiziente und sichere Weitergabe und Synchronisation von Daten oder Dokumentdaten wie z. B. Belege und Belegsatzdaten zum Steuerberater. Anbindung von DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt (LuG): Stammdaten, Bewegungsdaten, Gehaltsnachweise und Lohndaten
- Keine Doppelerfassung von Daten, da Schnittstellen mit den DATEV-Lohnprogrammen für einen optimalen Austausch sorgen.
- Datenaustauschprozesse sind von DATEV und rexx systems optimiert
- Optimale Begleitung der Steuerkanzleien durch das DATEV-Partner-Onboarding und der Unternehmen durch rexx systems: Einmaliges Anlegen der Daten – ein automatischer Zyklus beginnt
- Keine Medienbrüche, optimierte Arbeitsabläufe
- Effiziente Übernahme der Daten in die Finanzbuchführung; Gehaltsabrechnungen zum Download im Mitarbeitenden-Portal
- Minimierte Fehlerquote / höhere Prozessqualität
- Alle gesetzlichen Vorgaben der GoBD und DSGVO für die sensiblen Personaldaten werden eingehalten.
Die Kooperation mit den Steuerberatern sorgt also bei Unternehmen für eine deutliche Entlastung. Auf der einen Seite reduziert sich der zeitliche Aufwand für die Lohnabrechnung, auf der anderen Seite wird kein eigenes fachliches Personal für komplexe Abrechnungsvorgänge benötigt.
Outsourcing der Entgeltabrechnung
Eine wachsende Anzahl an deutschen Unternehmen entscheidet sich für das Outsourcing der Entgeltabrechnung. Diese Entwicklung hat gute Gründe, denn die steigende Flut an einschlägigen Gesetzen und Verordnungen fordert eine wachsende Expertise im Lohnbereich. Das kostet viel Kraft und Zeit, welche die Personalabteilung lieber für strategisch wichtige Tätigkeiten nutzen würde.
Wird ein solches Projekt gestartet, kommt sehr schnell die Frage nach einem unkomplizierten und sicheren Transport der höchst sensiblen personenbezogenen Entgeltdaten auf.
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