Weniger Programm, mehr Wirkung

Tagungshäuser stellen sich auf KI, glaubwürdige Nachhaltigkeit und den neuen Wert echter Begegnung ein.

Ein Seminartag kostet ein Unternehmen längst mehr als Raummiete und Verpflegung. Er kostet Anreise, Abwesenheit und vor allem eine Begründung: Warum soll ein Team an einen Ort fahren, an dem es sich genauso gut per Videokonferenz treffen könnte? Seit hybrides Arbeiten zum Normalfall geworden ist, muss jeder Präsenztag diese Frage beantworten. Und weil er sie beantworten muss, ist der Anspruch an jene Häuser gestiegen, die solche Tage beherbergen. Ein Seminarhotel verkauft heute keine Betten mit Beamer mehr, sondern die Bedingungen dafür, dass eine Gruppe in kurzer Zeit zu Ergebnissen kommt.

Drei Kräfte, die alles verschieben

Wer mit Betreibern spricht, hört im Kern immer dieselben drei Themen. »Aus unserer Sicht prägen derzeit vor allem drei Entwicklungen die Seminarhotellerie: Künstliche Intelligenz, Nachhaltigkeit und der Wunsch nach echter Begegnung«, sagt Claudia Gumpetsberger (stellvertretende Hotelleiterin und Leiterin Marketing & Veranstaltungsmanagement im Wesenufer Hotel & Seminarkultur an der Donau). Die drei Kräfte wirken dabei nicht nebeneinander, sondern gegeneinander und miteinander: Je digitaler der Arbeitsalltag, desto größer der Wert des physischen Treffens. Und je selbstverständlicher Nachhaltigkeit wird, desto weniger taugt sie als Argument.

Hermann Retter (Gastgeber und Geschäftsführer des RETTER Bio-Natur-Resorts in Pöllauberg) blickt aus einem anderen Winkel auf dieselbe Branche. Ihn beschäftigt weniger die Technologie als das Umfeld, in dem seine Gäste arbeiten: »Instabile Firmen, Unvorhersehbarkeit, Umweltkatastrophen, Wetterkapriolen, die hohen Energiekosten, die Mitarbeiterkosten, politische Entscheidungen und nicht vorhersehbare Steuern«, zählt er auf. Es ist die Aufzählung eines Unternehmers, der seit Jahrzehnten mit Investitionszyklen rechnet und dem die Planbarkeit abhandengekommen ist.

Aus dieser Diagnose leitet er allerdings keine Krisenstimmung ab, sondern ein Geschäftsmodell. »Gerade diese Instabilität braucht Führungsqualität und ein Team, das loyal zum Unternehmen steht, Vertrauen ausstrahlt und Sicherheit vermittelt«, sagt Hermann Retter. »Solche Qualitäten zu entwickeln, braucht oft einen Tapetenwechsel – eine Umgebung, die Ruhe ausstrahlt und in der man Kraft sammeln, den Blick schärfen und sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.« Genau darin sieht er die Zukunft seines Hauses: als Ort, an dem Teams enger zusammenfinden, neue Energie tanken und gemeinsam Strategien entwickeln. »So kann man auch in stürmischen Zeiten das Schiff ruhig, klar und gelassen steuern.«

Technik ist kein Vorteil mehr, sondern Voraussetzung

Am deutlichsten zeigt sich die Verschiebung bei der Ausstattung. Was vor zehn Jahren noch ein Verkaufsargument war, steht heute in der Ausschreibung als Mindestanforderung. »Unternehmen erwarten heute vor allem eines: Qualität, die funktioniert«, formuliert es Claudia Gumpetsberger. »Dazu gehört in erster Linie eine reibungslos funktionierende Technik – stabiles WLAN, professionelle Lichttechnik, moderne Präsentationsmöglichkeiten und professionelle Unterstützung vor Ort werden heute vorausgesetzt.«

Der Satz enthält eine unbequeme Wahrheit für die Branche: Mit Technik lässt sich kaum noch punkten, an ihr lässt sich aber jederzeit scheitern. Ein Trainer, der zwanzig Minuten nach dem passenden Adapter sucht, verliert nicht nur Zeit, sondern die Aufmerksamkeit des Raumes. Dazu kommt ein Faktor, der lange als Nebensache galt: die Temperatur. Klimatisierte Räume, sagt Claudia Gumpetsberger, würden »aufgrund steigender Temperaturen zunehmend zu einem entscheidenden Qualitätsfaktor«. Wer im Hochsommer schon einmal einen Workshop in einem aufgeheizten Seminarraum moderiert hat, weiß, dass das keine Komfortfrage ist, sondern eine der Lernfähigkeit.

Ähnlich verhält es sich mit der Verpflegung. Vegetarische und vegane Angebote sind keine Sonderwünsche mehr, Allergien und individuelle Ernährungsbedürfnisse keine Ausnahmen. Häuser, die hier improvisieren, fallen auf – im negativen Sinn.

Auch Hermann Retter nennt zuerst die Pflicht: modernste Ausstattung, bestens funktionierendes Internet, Flexibilität bei der Einrichtung, teamorientierte Rahmenprogramme. Dann schiebt er den entscheidenden Halbsatz nach: »Optimale Ausstattung ist die Basis – Qualität, die heute einfach erwartet wird.« Das ist die höflichste denkbare Formulierung dafür, dass sich mit Technik kein Haus mehr von einem anderen unterscheidet.

Der Ort selbst als Argument

Was danach kommt, ist für ihn die eigentliche Leistung. »Was es darüber hinaus braucht, ist ein Platz, der Ruhe ausstrahlt, an dem man sich konzentrieren, die Natur bewusst einbinden und eine Philosophie erleben kann, die Menschen berührt und inspiriert«, sagt Hermann Retter. Ein Ort, der Raum gebe, um kreativ zu werden, Ideen zu entwickeln und Strategien für die Zukunft zu erarbeiten. Er spricht von Energieplätzen, die Menschen unterstützen und ihnen neue Perspektiven ermöglichen – ein Vokabular, das in Ausschreibungen von Einkaufsabteilungen nicht vorkommt und trotzdem beschreibt, wonach Auftraggeber suchen, wenn ein Strategieworkshop mehr bringen soll als das Protokoll der letzten Klausur.

Dahinter steht eine These, die quer zum Technologieoptimismus der Branche liegt: »Letztlich zählt im Unternehmen immer der Mensch. Je technischer und schneller alles wird, desto wichtiger wird der Mensch im Unternehmen – Mitarbeiter wie Führung.« Für das Rahmenprogramm verweist Hermann Retter auf das gruppeneigene Unternehmen Retter Events, das Teamformate rund um das Haus abwickelt. Auch das ist eine Antwort auf die Frage nach dem Präsenztag: Wer ein Team zusammenführen will, braucht dafür einen Anlass, der sich nicht in einen Kalendereintrag packen lässt.

Wenn die KI das Hotel auswählt

Der spannendste Umbruch findet allerdings nicht im Seminarraum statt, sondern davor: bei der Suche. Bisher haben Assistenzen und Einkaufsabteilungen recherchiert, verglichen und angefragt. Künftig übernimmt das zunehmend ein KI-System. »Wir gehen davon aus, dass KI insbesondere das Such- und Buchungsverhalten verändern wird«, sagt Claudia Gumpetsberger. »Unternehmen werden Hotels künftig verstärkt über intelligente Such- und Empfehlungssysteme finden.« Systeme wie ChatGPT, Copilot, Perplexity oder Gemini zeigen dabei nicht mehr zehn Treffer an, sondern sprechen konkrete Empfehlungen aus.

Für Tagungshäuser ist das ein Paradigmenwechsel. Sichtbarkeit entsteht dann nicht mehr über Hochglanzprosa und Suchmaschinenoptimierung, sondern über Informationen, die eine Maschine zuverlässig auslesen und abgleichen kann: exakte Raumgrößen, Bestuhlungsvarianten, Technikausstattung, Anreisezeiten, Zertifikate, aktuelle Bewertungen. Wer seine Daten unvollständig, veraltet oder nur in einem PDF-Prospekt pflegt, kommt in der Empfehlung schlicht nicht vor. Und anders als bei einer Trefferliste gibt es keine zweite Seite, auf der man noch gefunden wird.

Auf der Verwaltungsseite rechnet auch Hermann Retter mit einem raschen Umbau: digitale Customer Journey, deutlich weniger Papier, Informationen online statt im Prospekt, digitale Rechnungslegung. »Das wird alles kommen – und das in einer gewaltigen Geschwindigkeit«, sagt er. Für kleinere, familiengeführte Häuser bedeutet das einen Investitionsdruck, der wenig mit Gastfreundschaft zu tun hat: Wer die Daten nicht pflegt, verschwindet aus dem Blickfeld, unabhängig davon, wie gut die Seminare vor Ort laufen. Nur zieht Hermann Retter aus der Entwicklung eine Schlussfolgerung, die im Technologiejubel selten vorkommt: »Dadurch wird ein enormes Vakuum an Menschlichem entstehen.«

Die Gegenrede: Wird KI überschätzt?

An dieser Stelle gehen die Einschätzungen der beiden Häuser sichtbar auseinander – und das ist der interessanteste Befund dieser Recherche. Auf die Frage nach überschätzten Trends antwortet Hermann Retter ohne Umschweife: »Ich denke, dass KI überschätzt wird. Es wird sich auf ein gesundes Maß einpendeln – letztlich bleibt der Mensch.« Er beschreibt sogar eine Wirkung, die in Marketingunterlagen nie auftaucht: Auf manche Gäste wirke Künstliche Intelligenz abstoßend.

Wer beide Aussagen nebeneinanderlegt, sieht keinen Widerspruch, sondern zwei Ebenen. Im Buchungsprozess, in der Sichtbarkeit und in der Verwaltung verändert KI die Branche bereits messbar – hier hat Claudia Gumpetsberger recht. Im Seminarraum selbst, dort, wo ein Team eine Entscheidung treffen oder einen Konflikt lösen muss, ändert sie wenig – hier hat Hermann Retter recht. Praktisch heißt das für Häuser: Die Maschine gewinnt man mit sauberen Daten, den Gast mit allem anderen.

Aus dieser Doppelbewegung leitet Hermann Retter eine Aufgabe ab, die weit über die Hotellerie hinausreicht: »Eine der größten Aufgaben der Zukunft wird sein, die Menschen im Unternehmen mitzunehmen, ihnen Orientierung und Sicherheit zu geben und sie für den gemeinsamen Weg zu begeistern. Das wird eine enorme Herausforderung für Führungskräfte.« Umso wichtiger werde es, Teams zusammenzuhalten, Vertrauen zu schaffen und Menschen Raum zur Entwicklung zu geben. Sein Schluss daraus ist naheliegend, aber er hat Folgen für die Programmgestaltung: »Teambuilding in all seinen Ausprägungen wird in Zukunft enorm an Bedeutung gewinnen.«

Der Mensch bleibt der Unterschied

So sehr die Technik das Umfeld verändert – die Entscheidung für ein Haus fällt weiterhin an anderer Stelle. »Unternehmen erwarten heute vor allem Partner, die mitdenken«, sagt Claudia Gumpetsberger. Gefragt seien Ansprechpartner, die flexibel auf Änderungen reagieren, rasch Lösungen finden und auch kurzfristige Wünsche unkompliziert umsetzen.

Das klingt banal, ist es aber nicht. Denn genau dieser Teil lässt sich weder automatisieren noch in einer Ausschreibung abfragen. Er zeigt sich erst, wenn ein Referent ausfällt, die Gruppe um acht Personen größer wird oder das Programm mittags gekippt werden muss. Häuser, die in solchen Momenten Lösungen statt Bedauern anbieten, bekommen die Folgebuchung.

Hermann Retter beschreibt dieselbe Erwartung aus der Perspektive des Gastgebers: Rundumbetreuung, ganzheitliche Angebote mit einer einzigen Ansprechperson, unkomplizierte Dienstleistung. »Sie wollen sich gut aufgehoben fühlen«, sagt er. »Um sich voll und ganz auf ihre Themen konzentrieren zu können, braucht es eine optimale Dienstleistung, die unauffällig, professionell und unaufgeregt im Hintergrund alles erledigt.« Es gehe darum, der Seminargruppe den Rücken freizuhalten, damit sie den Kopf frei habe für das, was wirklich zählt – die eigenen Themen, die eigenen Ideen und die gemeinsamen Ziele.

Bemerkenswert ist das Detail mit der einen Ansprechperson. Größere Häuser trennen Verkauf, Veranstaltungsplanung und Betrieb sauber voneinander – organisatorisch sinnvoll, für den Kunden aber der Punkt, an dem Absprachen verloren gehen. Wer als Trainer am Vortag anreist und niemanden erreicht, der über die Sitzordnung entscheiden darf, kennt das Problem.

Was überschätzt wird

Bemerkenswert offen fällt auch im Hotel Wesenufer die Antwort auf die Frage nach überschätzten Trends aus. »Wir glauben, überschätzt werden vor allem drei Trends: das vollautomatisierte Hotel, der reine Nachhaltigkeitsbonus und hybride Veranstaltungen als Allheilmittel«, sagt Claudia Gumpetsberger. Technologie erleichtere Abläufe, ersetze aber weder persönliche Betreuung noch Gastfreundschaft. Nachhaltigkeit werde künftig vorausgesetzt und sei damit »nicht mehr automatisch ein Wettbewerbsvorteil«.

Besonders der letzte Punkt verdient Aufmerksamkeit: Wer heute noch damit wirbt, Einwegflaschen abgeschafft zu haben, argumentiert auf dem Niveau von gestern. Was zählt, sind nachvollziehbare Konzepte statt Symbolpolitik – und die Bereitschaft, sich prüfen zu lassen. Gleiches gilt für hybride Formate: Sie haben ihren Platz, lösen aber nicht das Problem, für das Unternehmen ins Seminarhotel fahren.

Hinzu kommt ein Posten, der in der Nachhaltigkeitsdebatte gern übersehen wird: die Anreise. Bei einer Tagung mit Teilnehmern aus mehreren Standorten entscheidet meist nicht das Energiekonzept des Hauses über die Umweltbilanz, sondern die Frage, wie die Gruppe hinkommt. Häuser mit brauchbarer Bahnanbindung oder organisiertem Transfer ab dem nächsten Bahnhof haben hier einen Vorteil, der sich schwer wegzertifizieren lässt. Umgekehrt hilft die beste Photovoltaikanlage wenig, wenn dreißig Personen einzeln mit dem Auto anreisen. Wer Nachhaltigkeit ernst nimmt, rechnet die Wege mit – und plant sie mit ein.

Der Blick auf 2030

Wie sieht das Tagungshaus in einigen Jahren aus? »Das Seminarhotel des Jahres 2030 wird aus unserer Sicht weniger Hotel, sondern mehr Begegnungsort sein«, sagt Claudia Gumpetsberger. Unternehmen würden gezielt Orte suchen, an denen Teams zusammenkommen, Ideen entwickeln und Unternehmenskultur erleben können. Künstliche Intelligenz unterstütze dabei im Hintergrund – von der Planung bis zur Dokumentation.

Auf der technischen Seite fällt die Prognose konkret aus: Simultanübersetzung durch KI und damit keine Sprachbarrieren mehr, KI-gestützte Raumtechnik, flexible Raumkonzepte, Kreativzonen und Rückzugsorte. Dazu eine deutlich höhere Erwartung an das Erlebnis: Unternehmen buchen kein Zimmerkontingent mit Tagungspauschale, sondern ein Gesamtpaket.

Vor allem der erste Punkt hat Folgen, die über die Technik hinausgehen. Wenn Simultanübersetzung in Echtzeit funktioniert, ändert sich, wer überhaupt zu einer internationalen Tagung eingeladen wird: nicht mehr jene, die am besten Englisch sprechen, sondern jene, die am meisten beizutragen haben.

Hermann Retter kommt über einen anderen Weg zu einem sehr ähnlichen Bild. »Das Hotel der Zukunft wird Ruhe ausstrahlen und zu einem Energieplatz werden, an dem sich Mitarbeiter und Führungskräfte wieder erden, neue Kraft schöpfen und kreativ werden können«, sagt er. Das Haus werde zur Ladestation für Energie und gleichzeitig zum Begegnungsort, an dem Teams sich neu aufstellen und neue Perspektiven entwickeln. Bemerkenswert daran ist, dass hier zwei Häuser mit völlig unterschiedlicher Haltung zur Technologie beim selben Begriff landen: Begegnungsort.

Übersetzt heißt das: Die Fläche verschiebt sich. Weniger Reihenbestuhlung, mehr Zonen für Gespräche, die zwischen den Programmpunkten entstehen. Räume, die sich in zehn Minuten umbauen lassen. Und Häuser, die verstehen, dass die wertvollsten Minuten einer Tagung oft die zwischen den Sessions sind.

Gesundheit als Leistungsfaktor

Ein Thema, das in Seminarhotel-Checklisten meist ganz unten steht, rückt Hermann Retter nach vorn: was die Gruppe während der zwei Tage isst, trinkt und schläft. »Nur ein gesunder Körper und Geist kann dauerhaft Leistung und Kreativität entwickeln, Energie ausstrahlen und echten Teamspirit leben«, sagt er. Genau darin sieht er die Aufgabe des Hauses – Menschen dabei zu unterstützen, gesund, kraftvoll und fokussiert zu bleiben.

Wer schon einmal nach einem dreigängigen Mittagessen einen Nachmittagsblock halten musste, wird ihm nicht widersprechen. Die Verpflegung eines Seminartages ist keine Frage der Kulinarik, sondern der Aufmerksamkeitskurve. Häuser, die das ernst nehmen, verschieben das schwere Essen auf den Abend, planen Bewegung ein und bauen Pausen so, dass sie nicht nur der Technik dienen.

Was Planer daraus mitnehmen

Für Unternehmen, die ihre nächste Tagung vorbereiten, hat Claudia Gumpetsberger einen Rat, der die übliche Reihenfolge umdreht: »Nicht mit der Suche nach dem Veranstaltungsort zu beginnen, sondern mit dem Ziel der Tagung.« Erst wenn klar sei, was am Ende erreicht werden soll – bessere Zusammenarbeit, neue Ideen oder klare Entscheidungen –, lasse sich beurteilen, welcher Ort dazu passt.

Dazu kommt ein zweiter Hinweis, den viele Agenden nicht überleben: weniger Programm, mehr Wirkung. Ausreichend Zeit für Austausch und Reflexion bringe oft mehr als eine vollgepackte Tagesordnung.

Hermann Retter ergänzt den Rat um die Zusammensetzung der Gruppe: auf den Teamspirit zu achten und jene Menschen zusammenzuführen, die im Unternehmen tatsächlich miteinander arbeiten sollen. In der Praxis wird das regelmäßig von der Hierarchie überstimmt – eingeladen wird, wer die Position hat, nicht wer die Schnittstelle bedient.

Beides zusammengenommen ergibt eine brauchbare Prüffrage für die nächste Tagungsplanung – nicht, welches Hotel das schönste ist, sondern welches den eigenen Zweck am besten bedient.