So wird KI im HR wirksam

Beim HR-ExpertenTreff von Sage drehte sich im Frühling alles um eine Frage: Wie kann KI die Arbeit von HR-Profis konkret erleichtern?

Auch 2026 fanden die HR-ExpertenTreffs wieder in ganz Österreich statt: Rund 380 HR-Spezialisten folgten bereits den Einladungen von Sage Österreich nach Innsbruck, Graz und Wien – eine Zugabe in Linz ist für Mai geplant. Die Erwartungen waren hoch – und sie wurden erfüllt.

Johannes Kreiner (Geschäftsführer von Sage DPW) eröffnete den Tag mit einem kurzen Überblick über das Unternehmen und legte gleich zu Beginn die Messlatte für die Veranstaltung fest. Sage DPW positioniert sich als österreichische HR-Gesamtlösung – von der Personalverrechnung und Reisekostenabrechnung über Zeiterfassung und digitale Personalakte bis hin zu Personalcontrolling und Kompetenzmanagement. »Im HR-Bereich ist für uns wichtig, eine verlässliche österreichische Lösung zu haben. So können wir sichergehen, dass gesetzliche Änderungen rasch umgesetzt werden«, wird ein Kunde aus der Branche zitiert – ein Satz, der den Grundton des Tages treffend beschreibt. Besonderes Augenmerk legte Kreiner auf das AI Trust Label, das Sage entwickelt hat: Vertrauenswürdige Technologie, die DSGVO- und EU-AI-Act-konform ist, auf ethischen KI-Grundsätzen fußt und Datenvertraulichkeit garantiert. »KI soll Menschen nicht ersetzen. KI soll Bestehendes vereinfachen« – dieser Grundsatz sollte den gesamten Tag begleiten. Ein Blick in die Produktroadmap rundete die Eröffnung ab: FairPay für Entgelttransparenz, ein erweiterter Sage Copilot für HR Office sowie künftig auch für Mitarbeitende selbst stehen in den Startlöchern.

KI im HR

Den Mittelpunkt des Vormittags bildete die Keynote von Ana Simic (CEO von Propeller – AI Consultancy) mit über 20 Jahren Digitalisierungs-Erfahrung. Ihr Vortrag unter dem Titel »KI im HR – von der Begleiterin zur Gestalterin« traf den Nerv des Publikums.

Simics Eingangsthese ließ aufhorchen: »KI ist bereits produktiver als HR erlaubt.« Und tatsächlich: Laut einer aktuellen Erhebung nutzen 82 % der HR-Abteilungen noch keine AI-Agents. Das Tempo der technologischen Entwicklung ist immens – aber die eigentliche Geschwindigkeit werde nicht von Tools, sondern von Menschen bestimmt: »People, not tools, set the pace.«

Simic identifizierte drei zentrale Herausforderungen bei der KI-Skalierung in Unternehmen:

• Adoption: Wie bringt man Menschen dazu, KI tatsächlich zu nutzen?
• ROI und Komplexität: Wie misst man den Nutzen und beherrscht die Vielzahl an Tools?
• Der menschliche Hebel: Wie fördert man AI Fluency im gesamten Team?

AI Fluency – die Kompetenz, KI gezielt, iterativ und zielorientiert einzusetzen – sei der entscheidende Unterschied. »Die KI wird besser durch aktive Nutzung«, so Simic. Gutes Prompting bedeute dabei nicht, perfekte Befehle zu kennen, sondern Ziele zu klären, Beispiele zu geben und Ergebnisse schrittweise zu verfeinern. Einen besonderen Eindruck hinterließ Simics klare Systematik der KI-Rollen im HR. Sie unterschied drei Ebenen:

• Prozess-Assistent (operativ): KI beantwortet Mitarbeiterfragen zu Urlaub, Benefits oder HR-Policies, automatisiert Recruiting-Kommunikation und erstellt Shortlists.
• Lern- und Entwicklungs-Coach (qualitativ): Personalisierte Lernpfade, Skill-Analysen, On-Demand-Coaching und KI-gestützte Reskilling-Initiativen ermöglichen flexibleren Mitarbeitereinsatz und schnellere Kompetenzentwicklung.
• Digitaler Mitarbeiter (strategisch): KI-Agenten führen eigenständig Aufgaben aus – von der Tabellenerstellung bis zur Urlaubsbuchung. Die entscheidende Frage lautet: Wie sieht die HR-Organisation in drei bis fünf Jahren aus?

Simics Plädoyer war klar: Statt auf »den« einen Use Case, »das« eine Tool oder »die« KI-Champions zu warten, brauche es ein »Strom-Mindset« – KI als selbstverständliche Infrastruktur des Arbeitsalltags. Und drei konkrete Schritte: Klarheit über den KI-Einsatz schaffen, KI-Kompetenz im Team aufbauen und die Transformation aktiv führen.

Sage Copilot in der Praxis: KI, die Freiräume schafft

Nach einer belebenden Netzwerkpause übernahm Josef Zellner (Director Product Engineering bei der Sage GmbH), das Wort. Mit »KI, die Freiräume schafft – für HR, für Menschen« setzte er einen bewusst menschenzentrierten Rahmen für die Produktpräsentation.

Zellner begann mit einer ernsten Bestandsaufnahme: Eine aktuelle Sage-Umfrage unter HR-Verantwortlichen zeigt, dass Arbeitspensum (80 %), schlechte Arbeitsmoral und Burn-out (79 %) sowie begrenzte Budgets (79 %) die größten Herausforderungen für HR-Leader darstellen. 77 % wünschen sich mehr Unterstützung und Ressourcen, 61 % sehen ihr HR-Team als unterbesetzt – und 66 % beklagen, dass der Wert der HR-Arbeit im Unternehmen schlicht nicht wahrgenommen wird. Genau hier setzt Sage Copilot an. Zellners Credo: KI soll kein zusätzlicher Aufwand sein, sondern Bestehendes vereinfachen. Das Modell, das er skizzierte, war eingängig: HR und KI sollen sich nicht nebeneinander einrichten oder gegeneinander antreten – sie sollen sich ergänzen. »HR mit AI«, nicht »HR gegen KI«.

Die Funktionen von Sage Copilot

Live-Demonstrationen machten greifbar, was Sage Copilot heute schon kann bzw. was künftig geplant ist – aktuell gibt es bereits das Durchsuchen der Softwaredokumentation – der Rest folgt sukzessive:

• KI für HR Office: Durchsuchen der Software per natürlichsprachlicher Abfrage, intelligente Konfigurationsunterstützung, Compliance-Checks zu lokalem Recht sowie automatisierte Prüfung der Lohnverrechnung.
• KI für Mitarbeiter und Führungskräfte: Über das Employee Self Service (ESS) und Manager Self Service (MSS) können Mitarbeiter Fragen zu Urlaub, Gehaltszettel oder Benefits direkt an den Copilot stellen – und erhalten sofortige, präzise Antworten. KI-Agenten übernehmen dabei weitgehend eigenständig Aufgaben und holen sich nur dann menschliche Freigaben, wenn es nötig ist.

Das alles unter dem Dach des AI Trust Labels: verantwortungsbewusst entwickelte KI, die DSGVO-konform, EU-AI-Act-gerecht und »Secure by Design« ist. Die Botschaft kam an: KI-Transparenz und Datenschutz sind keine Hemmschuhe – sondern Vertrauensfundament.

Fazit

Der Sage ExpertenTreff 2026 hat gezeigt: KI im HR ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern konkrete Gegenwartsaufgabe. Die Kombination aus strategischer Keynote, produktnaher Live-Demo und Praxistipps schuf einen seltenen Dreiklang – inspirieren, verstehen, anwenden.